[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다.
회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다. 사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다.
따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행방법을 연재하여 국회나 광역 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
A단체는 이사회에서 협회 중요정책 사항에 대하여 협의 또는 부의안건을 통해 모든 사항을 결정하고 있었다. 그동안 협의사항으로 논의됐던 사항으로는 '정관 제27조 및 기타 이사회 의결이 필요한 사항, 제규정에 의한 이사회 의결이 필요한 사항 중 방향 설정이 필요한 경우, 협회에서 처음 시도되는 정책 사업이나 행사에 관한 사항, 정책결정시 민감한 사항이나 대외비 등'을 처리해 왔다.
그리고 부의안건으로 상정되는 경우는 '정관 제27조 및 기타 이사회 의결이 필요한 사항, 제규정에 의한 이사회 의결이 필요한 사항 중 협의가 완료되었거나 기존에 관례대로 의결되어온 안건'을 심의해 왔다. 과연 A단체의 경우 이사회 운영상 협의사항과 부의안건 처리는 절차상 문제가 없는가?
A단체는 협의사항이나 부의안건의 요건에 이사회의 의결이 필요한 사항, 제규정에 의한 이사회 의결이 필요한 사항 중 협의가 완료되었거나 기존에 관례대로 의결되어온 안건인 경우이라고 명시되어 있는 바, 이사회 사전심의로 협의하여 이사회에 상정하여 의결해야 한다. 협의사항으로 결정된 안건은 절차상 하자가 있을 수도 있다고 판단되며 경우에 따라서 의결된 사항에 대하여 무효라고 주장 할 수도 있다.
또한 협의사항은 글자 그대로 해석하자면 의논하다로만 풀이 할 수 있다. 반면, 부의라는 용어의 정의는 회의체구성원이 적법한 절차에 의하여 회의안건 즉, 현안으로 제기 하는 것이며, 상정은 본회에 부의된 안건이나 위원회에 회부되어 있는 안건을 심의하기 위해 당일 회의에서 심의를 시작한다는 구체적인 행위를 의미한다고 할 것이다.
따라서 A단체는 이사회 운영에 있어서 개선돼야 할 점은 규정 자체를 명확히 구분 지어야 할 것이며, 협의사항으로 논의돼 그동안 시행해 온 사항에 대해서는 관습법으로 존중하되 차후부터 협의사항은 이사회 사전 심의 기구인 상임이사회나 회장단 및 임원회의에서 논의 후 이사회에 정식안건(부의안건)으로만 단일화시켜 상정 의결처리 하는 것이 매우 바람직하다.
또한 이 단체의 정관 제27조에는 ‘이사회는 다음사항을 심의 의결한다’며 ‘제10항 협회운영에 관한 주요사항’ ‘제11항 기타 회장이 필요하여 부의한 사항’등이 명시돼 있는데도 불구하고 이를 협의사항으로 처리하는 것은 매우 잘못된 관행이기에 마땅히 부의안건으로 심의 하여야 할 것이다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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