[회의진행법 102] 각종 회의와 행사에 대해 (1)
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[회의진행법 102] 각종 회의와 행사에 대해 (1)
  • 한상규 충남본부장
  • 승인 2020.04.28 13:03
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[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]

회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다. 사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다.

따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다. 이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항과 유권해석을 의뢰한 사회단체의 사례 등을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.

▲ 보편적인 의식행사와 의전

우리는 일상생활을 하면서 사회단체나 직장모임, 동창회 등에서 그 조직의 일원으로서 많은 사람들 앞에서 말 할 기회가 자주 생기게 된다. 이러한 각종 회의나 공식적인 의식행사 또는 여흥(餘興)자리에서 진행을 맡게 되는 사회자와 단체장은 인사말을 할 기회가 많다. 사전에 계획된 행사라면 시나리오대로 원고를 읽으면 되겠지만 갑자기 진행을 맡게 될 상황이라면 누구나 당황할 수밖에 없다.

어느 행사에서나 그렇듯이 사회자가 잘해서 그 행사가 시작되는 시점부터 50%의 성공을 거뒀다는 평가를 받는 경우를 우리는 흔히 볼 수 있다. 그러나 사회자가 사전 준비나 연습 없이 당황해 더듬더듬 읽는 수준의 진행으로 행사를 망치는 경우도 자주 목격하게 된다. 하지만 사회자가 사전에 시나리오 원고를 확인하고 수정해 가면서 연습을 충분히 했을 때는 반드시 그 행사는 빛나게 되어 있다. 또한 사회자는 항상 자세를 바르게 하고 준비된 원고 이외에 인사말을 요약한다든지, 지나치는 부풀리는 식의 멘트는 하지 않는 것이 원칙이며 목소리는 의식적으로 높이와 크기를 조절해 가면서 상황에 따라 적절하게 또박 또박 발음하는 것이 좋다.

사회자는 어떠한 경우라도 죄송하다는 말은 하지 않는 것이 바람직하며 항상 여유를 가지고 원고와 다음 진행순서에 신경 써야 한다. 발음이 꼬이거나 소개를 빠트리거나 할 때도 차분하게 다음을 준비해야 한다. 내빈을 소개할 때에는 직위 그 자체가 존칭이기 때문에 “님”자를 붙이는 극존칭은 특별한 경우를 제외하고 사용하지 않는 것이 올바르다. 또한 각종 의식에서 국민의례는 빼 놓을 수 없는 순서다. 행사 때마다 단체마다 담당자에 따라 약간씩 다르게 진행하는 경우가 있는데 국민의례만은 전 국민이 다르게 할 수 없다.

국제단체나 지방자치단체까지 공식행사에서 정식절차를 생략하고 약식절차로 진행하는 것도 수치스러운 일인데 그나마도 제대로 지켜지지 않으면 참으로 안타까운 일이 아닐 수 없다. 국민의례 순서에는 국기에 대한 경례 시, 경례 곡 연주와 함께 국기에 대한 맹세문을 낭독한다. 애국가는 주악이 있을 경우에는 주악에 맞춰서, 주악이 없을 경우에는 사회자의 구령에 따라 가급적 1절부터 4절까지 부르는 것이 원칙이나 경우에 따라서는 1절만 부를 수도 있다.

묵념은 순국선열 및 호국영령에 대한 묵념을 올리는데 사회자의 “일동 묵념”이란 구령에 따라 시작하고, 주악이 없을 시는 약 5초 후 “바로”라는 구령에 따라 끝낸다. 다만, 약식절차로 할 경우에는 국기에 대한 경례 시 전주곡이 없는 애국가를 주악하고 경례곡과 국기에 대한 맹세문은 낭송을 하지 않는다. 여기서 주의할 점은 국기에 대한 경례 시 애국가 주악과 경례곡, 국기에 대한 맹세문 낭독의 혼동(混同)에 주의해야 한다. 예를 들자면, 애국가 제창을 안 하고 경례곡을 주악하면서 국기에 대한 맹세문을 낭독하는 것과 주악도 없는 상태에서 맹세문을 낭독하는 것을 말하며, 약식절차는 야간이나 체육행사 및 기관 내부회의 등 부득이한 경우에만 실시토록 한다.

또 묵념 시 순국선열 및 호국영령 외에 각 단체에 ‘먼저가신 선배님들의 명복을 빈다.’는 것은 그 단체 자체 내부행사에서 하는 것은 무방하나 내빈을 초청한 대외행사에서는 바람직하지 않다. 행사를 주최하고 주관하는 기관단체가 같을 때는 큰 문제가 없겠지만, 다를 때는 주최하는 기관단체장이 그 행사의 주장이 되는 것이기 때문이다. 격려사는 주최하는 기관단체의 상급단체장이 하는 것이 관례나 상급단체가 없을 시는 치사나 축사로써 행사주관 기관단체장보다 지위가 높은 주빈이 하는 것이 일반적인 관례다.

이 밖에도 행사를 준비하고 진행을 하다보면 좌석배치라든가 내빈소개 등 제반 의전절차를 모든 사람의 마음에 들게 한다는 것은 참으로 어려운 일이다. 그러나 이럴 때 주요초청 인사들에게 미리 의전 상 기준 등을 알려 양해를 구한다면 자연스럽게 해소 될 수 있다. 행사 참석자 본인이 의전에 대하여 미리 알고 이해하거나 혹시 납득이 되지 않더라도 상황을 미리 인식하게 되면 전혀 문제가 되진 않는다.

 

[전국매일신문] 한상규 충남본부장
hansg@jeonmae.co.kr


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