[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다.
사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다. 따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항과 유권해석을 의뢰한 사회단체의 사례 등을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
▲행사 진행
행사라 함은 사전적 의미로 해석하면 ‘일정한 계획에 의해 어떤 일을 진행 하는 것, 또는 ‘그 일’이라고 정의하고 있지만 여기서 하는 행사는 ‘뜻을 같이하는 다수의 사람들이 한자리에 모여 특정한 목적이나 이익을 위하여 함께 이루어지는 일’이라 말할 수 있다.
따라서 각종 행사 시, 행사를 기획하고 주장해 여는 기관단체를 주최라 하며 행사를 책임지고 관리 진행하는 기관단체를 주관이라 말한다. 주최는 주관보다 포괄적인 상위개념으로 해석해 주최기관단체는 행사의 기본계획 수립 등 골격에 관한 일을 하며, 주관기관단체는 행사를 직접 집행하는 일을 맡는다. 또 후원기관단체는 행사의 목적이나 취지를 특별히 지지하거나 행사 경비 또는 인력 등 행사에 필요한 인적, 물적인 사항과 서비스 등을 지원하는 기관단체를 말한다.
행사진행 시나리오를 살펴보면 우선 식에 앞서 지정된 좌석에 앉을 수 있도록 안내하고 행사 진행에 관해 설명하고 모든 행사는 정시에 시작한다. 주요 내빈소개는 공직서열별로 한 분씩 소개하되 주최 측 소개는 직위별로 일괄 소개하는 것이 바람직하며 소개 시, 직위 자체가 존칭이기 때문에 ‘님’자는 붙이지 않는 것이 좋다. 내빈소개를 마치면 본격적으로 의식행사를 하게 된다.
첫 번째로 개회 또는 개식선언이다. 사회자는 행사준비가 다 됐고 주요 내빈이 입장해 자리에 앉게 되면 자연스럽게 개식을 알리는 팡파레 또는 개식 주악연주와 함께 행사가 진행하면 된다. 총회, 이사회 등 의결을 요하는 회의는 의장이 개회선언을 하고 의사봉을 타봉하기도 하나 의사봉 타봉은 안 해도 무방하다. 기념식 등의 성격의 행사는 사회자가 개식을 알린다. 이럴 경우, “지금부터 A단체 제00회 기념식을 시작하겠습니다”라고 하면 된다.
두 번째는 국민의례다. 국민의례라 함은 중앙정부행사를 비롯한 지방자치단체 및 일반 사회기관단체에서 행사시 국민이라면 누구나 지켜야 할 의례절차로 어떠한 경우라도 달리하거나 생략 할 수 없다. 국민의례는 대한민국 국기법(國旗法) 및 국민의례규정(대통령령)에 의거해 사회자가 ‘먼저 국민의례가 있겠습니다. 모두 자리에서 일어나 앞에 있는 국기를 향해 주시기 바랍니다.’라고 말한 뒤 국기에 대한 경례, 국기에 대한 맹세, 애국가 제창 순으로 진행하면 된다.
국기에 대한 경례는 오른손을 펴서 왼편 가슴에 대고 국기를 향해 주목하면 된다. 제복을 입지 않은 사람 중 모자를 쓴 사람은 모자를 벗어 왼편 가슴에 대고 국기를 향하여 주목하고, 모자를 벗기 곤란한 경우에는 모자를 벗지 않아도 무방하다.
군인, 경찰관 등 제복을 입은 사람은 국기를 향하여 거수경례를 한다. 사회자는 몸이 불편한 노약자나 장애인을 제외하고 참가자 전원, 일어서서 국기가 위치한 방향으로 향하게 한 다음 “국기에 대하여 경례~!” 라는 구령을 하며 주악이 끝나면 “바로”라는 구령을 해야 한다.
국기에 대한 맹세 낭독문은 “나는 자랑스러운 태극기 앞에 자유롭고 정의로운 대한민국의 무궁한 영광을 위하여 충성을 다할 것을 굳게 다짐합니다”다. 각종 의식에서 사회자가 국기에 대한 경례 시 경례곡 연주와 함께 위 맹세문을 직접 낭독할 수도 있고, 음악에 함께 낭독문구가 나와도 무방하다.
애국가는 주악이 있을 경우에는 주악에 맞춰서, 주악이 없을 경우에는 사회자의 구령에 따라 가급적 1절부터 4절까지 부르는 것을 원칙으로 하되 경우에 따라서는 1절만 부를 수 있으며 행사규모가 작거나 행사 진행시간을 절약 할 필요가 있다고 판단 될 경우, 국기에 대한 경례를 제외하고 국기에 대한 맹세 낭독이나 애국가 제창 은 생략 할 수도 있다.
[전국매일신문] 한상규 충남본부장
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