[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다. 사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다.
따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다. 이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항과 유권해석을 의뢰한 사회단체의 사례 등을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
#. 회의록 정정(訂正)은 내용수정(修正)을 할 수 없다.
A법인단체는 임시총회를 개최하고 전 회의록을 승인하는 과정에서 한 회의체구성원은 의장에게 발언권을 얻은 뒤 “의장, 지난 회의에서 심의 의결된 제2호 의안, 처리과정에서 B회원이 발언한 내용은 우리 법인단체의 위상이 상당히 격하되는 내용일 뿐만 아니라 비속어 (卑俗語)의 발언이 다수 포함됐으므로 그 내용을 보다 격상시켜 품격 있는 내용으로 수정할 것을 요구합니다.”라고 수정 동의를 요구하자, 다수의 회원들은 이구동성으로 ’동의 합니다‘, ’재청이요‘.라는 발언을 하며 전 회의록 수정을 요구하고 나섰다. 과연 가능한 것인가?
전 회의록 승인은 회의 당시 발언한 내용과 기록이 상이한지에 대한 검토를 다시 하는 절차다. 따라서 그 내용을 수정(修正)하거나 그 내용 자체에 대한 새로운 토론을 하자는 것이 아니다. 다만 발언 내용이 누락되거나 잘못 기록된 것을 삽입하거나 정정(訂正)할 따름이다. 다수 회원들의 요구가 있다고 하여 전 회의에서 없었던 발언을 추가하는 방식으로 수정할 수는 없는 것이다.
다시 말해 기록변경을 엄격히 구별하자면 정정(correction)과 수정(revis- ion)으로 구분할 수 있다. 정정은 회의록 또는 의사록을 정리하는 과정에서 성명이나 숫자 등의 오타 또는 편집상의 착오를 바로잡는 것을 의미하는 것이며 수정은 내용의 부분적 또는 전체적인 변경을 의미한다. 전 회의록 승인은 정정의 경우를 허락 할 수 있지만 발언 내용의 본질적인 변경이나 수정은 불가능하다.
#. 회의록 승인은 형식적인 절차만으로 결정 지을 수 없다.
회의록은 회의에 있어서 어떤 안건에 대하여 회의체구성원들이 어떤 내용으로 질의응답과 토론이 이루어지는 과정 등, 심의의결처리 되는 전 과정을 기록하는 기록물이다. 즉 개회에서 폐회까지 모든 의사에 관한 내용을 기록한 것이다.
이것은 회의에 관한 공적 기록이며 회의에 관한 문제가 발생할 때에는 유력한 물적 증거가 될 수 있다. 따라서 국회는 법률로 회의록의 작성방법과 승인방법을 규정하고 보존하도록 규정하고 있으며 보존해야 할 회의록은 보고나 낭독으로 끝나는 것이 아니라 회의체구성원들이 유인물을 통해 이를 직접 확인하고 승인하는 절차를 거쳐야 한다.
다수의 회의체에서 회의 시 이미 승인된 전 회의의 내용을 확인 주지시키기 위해 회의록을 낭독하는 경우와 일정한 절차를 통해 회의록을 확정짓는 경우가 있으나 회의록은 기본적으로 승인 또는 확정절차가 있어야 한다. 착오가 없는 유인물이라도 승인 절차는 필요하며 낭독만으로 승인처리 하는 것은 불합리한 관행이라고 볼 수 있다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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