[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다.
회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다. 사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다.
따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
▲ 정회, 폐회의 정족수
A단체는 회원 친목과 사회봉사활동을 위해 설립된 전국단위 시민단체다. 이 단체는 지난 7월 총회를 개최해 B안건을 처리하던 중 C회원이 의사정족수 확인요청을 하면서 정족수가 부족하니 폐회하자는 동의안을 제출했다.
이에 의장은 참석자 수를 확인 한 결과 재적회의의 반수(1/2)만 참석한 상태로 확인 됐다. 의장은 이런 경우 회의진행을 어떻게 해야 할지 고심한 끝에 결국 C회원의 요청에 따라 폐회를 선언 했다. 과연 올바른 의사진행이라 볼 수 있는가?
이 단체의 경우 회칙을 살펴보면 총회의 성립요건, 즉 정족수는 ‘재적회원 과반수 출석에 특별한 경우를 제외하고 출석회원 과반수 찬성으로 의결 할 수 있다’라고 명시돼 있다.
따라서 총회 개회 시 과반수 즉, 재적회원의 반수 더하기 1명의 수가 참석했다면 총의는 성립된다. 그러나 회의 도중에 회원이 회의장을 빠져나가 정족수가 미달돼 회의체구성원이 이를 지적하고 확인된 상태라면 그 회의는 당연히 정회나 산회(회기가 2일 이상일 때)또는 폐회를 선포해야 하며 정족수가 미달된 상태임을 확인하기 전까지의 의사결정은 인정된다.
▲ 위임장과 의결권
B단체는 정기총회 시 의안 심의를 마치고 최종표결 처리과정에서 L회원이 추가로 2인의 회의체구성원에게 위임장을 받았으므로 3표를 행사할 수 있다는 의견을 내세웠다.
이로 인해 각 참석자들은 ‘할 수 있다’, ‘안 된다.’ 며 설왕설래로서 격론이 벌어졌다. 이에 대한 효율적인 처리방법은? 이는 정관이나 회칙에 위임장과 의결권에 관해 명확한 구분이 명시되지 않아 발생된 문제다.
상법상의 주주총회는 위임제도를 인정하며 주주평등의 원칙에 따라 다수의 주식을 소유한 1인의 주주는 소유한 주식 수만큼 (그것이 위임받은 것이라도) 비례해서 표를 행사할 수 있다.
그러나 일반 단체에서는 위임에 관한 사항이 규정에 명시돼 있지 않는 한 위임표결권 행사를 하지 않고 있다. 일반적인 사회단체의 경우, 효율적인 회의진행을 위해 출석의 위임을 인정하는 사례가 많기는 하지만 의결권 행사까지 위임하는 것은 부적절하다.
성원에 관한 위임도 위임장 없이 출석한 사람 수만으로 의결정족수가 충족될 때만이 허용하는 것이지 위임장까지 포함해 의결정족수가 충족돼서는 안 된다.
그러나 1인 1표 행사의 인수로써가 아니라 표수로써, 즉 1인이 다수의 표를 소유할 수 있는 경우엔 주주총회처럼 허용해도 무방할 것이다. 국제회의에서도 참석에 무리가 있어 총회 성립요건이 어려운 경우에는 구성국의 의사참여 기회부여를 위해 1개국에 다른 불참 1개국의 표를 대리행사 할 수 있도록 하는 경우도 있다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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