[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다.
사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다. 따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
▲ 회의록 정정(訂正)은 가능하나 내용을 수정(修正)할 수는 없다.
A사회단체 중앙회에서는 최근 총회 시 지난 회의의 회의록을 승인하는 과정에서 이 단체의 지방수석 대표인 B이사는 의장에게 발언권을 요청한 뒤 회의록 내용에 대한 수정(修正)을 요구하고 나섰다. B이사는 “의장, 지난 회의에서 심의 결정된 제2호 의안 내용은 우리 단체의 위상에 맞지 않는다. 따라서 보다 격상된 내용으로 수정해 기록해 줄 것을 요구합니다.”라고 말하자, 대부분 회의체구성원들이 이구동성으로 ‘재청합니다.’라고 외쳤다. 과연 전 회의록은 회원 다수의 요구로 수정이 가능한 것인가?
기록변경을 엄격히 구별하자면 정정(correction)과 수정(revis-ion)으로 구분할 수 있다. 정정은 문서의 오타 또는 편집상의 착오를 바로잡는 것을 의미하고, 수정은 내용의 부분적 또는 전체적인 변경을 의미한다. 전 회의록 승인은 정정의 경우를 허락하지만, 발언내용의 본질적인 변경이나 수정은 허락하지 않는다.
회의록은 회의 당시 회의체구성원의 모든 발언과 의사진행 절차 등을 상세히 적는 기록물이다. 회의 시, 전 회의록 승인과정은 지난 회의의 회의내용과 기록이 정확한지 다시 한 번 확인하고 검토를 하는 절차다. 따라서 그 내용을 삭제 또는 삽입 수정하거나 당시 내용 자체에 대해 새로운 토론을 다시 진행 할 수는 없다.
다만 발언 내용이 누락됐거나 잘못 기록된 부분이 있다면 정정(訂正) 할 수는 있다. 다수의 회의체 구성원들의 요구가 있다고 하더라도 전 회의에서 없었던 발언을 추가하는 방식으로 수정(修正)할 수는 없는 것이다.
지방의회의 회의에서 일부 의원이 본인의 발언 중 이 내용은 회의록에서 삭제해 줄 것을 속기사에게 요청하는 경우가 종종 있으나 이는 삭제 할 수 있는 부분이 아니다. 회의록(의사록)은 개회부터 폐회(산회)될 때 까지 의사진행 전 과정을 적는 기록물이다. 따라서 회의체구성원들이 발언 할 때는 항시 신중을 기해야 한다.
▲ 회의록 낭독과 승인에 대해
B단체의 C의장과 실무이사인 사무국장은 최근 총회 시 전 회의록을 승인하는 과정에서 지난회의결과에 대한 내용도 제대로 파악하지 못한 상태에서 전 회의록 낭독도 생략하고 “요약 정리된 유인물로 대신하겠다.”며 회의록 낭독을 마무리 하자 의장은 전 회의록을 원안대로 승인 해 줄 것을 요청했다. 과연 가능한 것인가?
회의록은 회의에 있어서 어떠한 안건에 대해 토론과 의결과정 그리고 의사진행에 대한 전반적인 내용을 담는 기록물이다. 이것은 회의에 관한 공적 기록이며 회의에 관한 문제가 발생할 때에는 유력한 물적 증거가 된다.
이에 국회는 법률로 회의록의 작성방법과 승인방법을 규정하고 보존하도록 하고 있다. 따라서 보존해야 할 회의록은 보고나 낭독으로 끝내는 것이 아니라 회의체가 이를 승인하도록 규정하고 있으며 각종 회의체의 규정에 따라 회의과정에서 전 회의록을 승인하는 경우도 있고 일정한 절차에 따라 회의록을 확정짓는 경우도 있다.
회의록은 보존해야 할 주요자료이므로 기본적으로 승인 또는 확정절차에 따라야 한다. 착오가 없는 유인물이라도 승인과정은 반드시 필요하며 단체의 관습법에 따라 낭독으로 대신 할 수도 있지만 회의체구성원들의 궁금한 사항이 있다면 질의응답을 통해 해소 한 뒤 승인 절차를 거치는 것이 바람직하다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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