[한상규기자의 알기 쉬운 회의진행방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다.
사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다. 따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행방법을 연재하여 국회나 광역 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
#. 위임장과 의결권A단체는 최근 임시총회에서 B안건에 대하여 제안 설명과 질의응답, 그리고 토론과정을 거쳐 표결에 들어갔다.
그러나 표결 과정에서 K씨는 2명의 회의체 구성원에게 위임장을 받았다면서 본인을 포함해 3표를 행사하겠다고 주장 하고 있다. 이에 대하여 회의체 구성원들은 서로 각기 다른 주장을 내세우며 오랫동안 토론시간을 가졌으나 결국, 결론을 내지 못했다. 과연 이런 경우 어떻게 회의를 진행해야 할 것인가? 이 단체는 정관이나 회의규칙(의사규칙)에 위임장과 의결권에 대한 범위를 명시하지 않았을 뿐만 아니라 의장은 회의에 앞서 이러한 문제에 대하여 사전에 충분히 검토한 뒤 표결하는 절차가 필요하다.
상법상, 주주총회는 위임제도를 인정하며 주주평등의 원칙에 따라 다수의 주식을 소유한 1인의 주주는 소유한 주식 수(위임받은 부분 포함)만큼 비례해서 투표권을 행사할 수 있다. 그러나 일반적인 사회단체에서는 위임에 관한 사항이 정관이나 회칙 기타 규정에 명시돼 있지 않은 한 위임행사를 하는 것은 바람직하지 않다. 일반 단체의 총회 시 보통 회의의 효율적 운영상 출석의 위임을 인정하는 사례가 많기는 하지만 의결권 행사까지 위임하는 것은 부당하다고 볼 수 있다.
또한 성원에 관한 위임도 위임장 없이 출석한 사람 수만으로 의결정족수가 충족될 때에 허용하는 것이지, 위임장까지 포함해 의결정족수가 충족 될 수는 없다. 다만 국제회의에서는 경우에 따라서 회원국의 참석에 무리가 있어 총회 성원이 어려운 경우에는 구성국의 의사참여 기회부여를 위해 1개국에 다른 불참 1개국의 표를 대리행사 할 때도 있다.
#. 주주총회 시 주주신분 확인절차는 꼭 필요하다.
A회사는 주주총회에서 회의당일 많은 주주 또는 대리인이 참석장 또는 위임장만 제출하고 회의장에 참석했으나 이들이 과연, 정당한 주주 또는 대리인이 맞는지, 확인하려면 주민등록증 또는 기타 신분증을 요구해야 되는데 이런 절차가 필요한지?주주총회에서는 주주 또는 그 대리인이 출석하여 어떠한 안건에 대하여 토론과 의결과정을 거쳐 주주 전체의 의사를 묻는 과정이다.
따라서 회사관계자들은 주주 또는 그 대리인지격으로 출석하는 사람이 확실히 주주 또는 그 대리인인지 확인 할 필요성이 있다. 확인방법으로는 참석장 또는 위임장을 소지한 것만으로도 충분하다고 볼 수도 있겠지만 명확성을 기하기 위해 주민등록증이나 기타 신분증까지 대조하는 것이 바람직하다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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